Sharepoint (ZH)

Explained by Common Craft | Category:

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Video Info & Transcript

Video Transcript: 

您要是在公司做過事
就能理解莫妮卡的感受
她展開一項任務,招募組員
舉行會議,電子郵件不斷
很快地會出現重要文件
這些文件會不斷傳閱
不出兩星期,有幾百封郵件
幾十通電話,大家意識到幾件事
首先,大家覺得招架不住
每個人的郵箱都塞滿了
同一份文件的不同版本
莫妮卡無法肯定
她拿到的是最新版
其次,大家根本看不到
整個任務的全貌
每樣東西都分布在各部電腦
每個人,視乎跟誰談話
得到的資訊都不同
第三,雖然這個任務
會影響其他案子
可是每一個都很零散
無法把案子連起來
她要時間
來協調案子的負責人
和相關人士
這樣會比寄信要快
不過並非唯一的辦法
諸如Sharepoint等工具
可以減輕協調時的麻煩
而且過去較難的程序也簡單了
假設這個情形
莫妮卡展開一項任務
招募組員
她這次為整個案子建立
線上儲存庫
方法是開一個
新的Sharepoint網頁
她用「搜尋」來辨識
具備特殊技能的組員
她很快地在公司內
找到兩位平面設計師
並且聯絡他們
由於有Sharepoint部落格
安卓婭和迪米奇很快就發現
他們有許多共同點
共同興趣和嗜好有助於
建立良好關係
從而形成穩固的團隊基礎
在這裡,您不必擔心附件
和文件的版本
Sharepoint成為與案子有關的
每個人的資訊來源
所有文件都在Sharepoint
即時顯現唯一最新版本
行事曆也一樣
整個團隊共享行事曆
每個人都很清楚
何時開會以及任務到期時間
莫妮卡也需要做預算報表
還有簡報
她不必從頭做起
她可以查找其他案子的文件
這樣就可以有效率地開始
她公司內的資料庫和網絡
也是同樣道理
Sharepoint置入其中
讓莫妮卡和她的同事可以
查找銷售數據、庫存編號
以及聯絡資料
都在Sharepoint直接取得
文件與公司資料就如同
海洋上的個別島嶼
Sharepoint創建一個樞紐
不僅能把這些島嶼聯繫起來
同時讓她的公司一目了然
有Sharepoint以前的日子記憶猶新
但現在她很期待接新的案子
哪怕她是在荒島上渡假也沒關係
 

What it teaches: 

People often feel overwhlemed at work and tools like Sharepoint can help manage and organize all the messages, document and calendars in one place.  This video focuses on these key points:

  • How information overload keeps teams from being productive
  • How Sharepoint helps to solve this problem by creating home for a team's collaboration
  • How a team leader uses Sharepoint to identify team members, create a home for projects documents, calendars, etc.
  • How the team can use Sharepoint to find resources that prevent them from having to reinvent the wheel

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