Si vous avez travaillé dans une société, Monique vous rappelle très probablement quelqu’un… Elle lance un nouveau projet, constitue une équipe, programme des réunions, et le ballet des emails débute. Peu après, quelques documents importants apparaissent et commencent à circuler. Au bout de quinze jours, une centaine d’emails et des vingtaines d’appels téléphoniques, certains points se dégagent.

Premièrement, les participants sont submergés. Les boîtes de messagerie regorgent de versions légèrement différentes du même document et Monique n’est jamais sûre d’avoir la toute dernière version.

Deuxièmement, elle n’arrive pas à avoir un aperçu complet du projet... Tout est réparti sur plusieurs ordinateurs et chaque membre de l’équipe dispose d’informations différentes selon son interlocuteur.

Troisièmement, même si le projet influe d’autres projets, impossible de les interconnecter. On dirait un chapelet d’îles. Monique passe trop de temps à collaborer avec d’autres chefs de projets et décisionnaires. Certes, c’est mieux que du courrier postal mais ce n’est pas tout.

Les outils comme Sharepoint peuvent atténuer les tracas de la collaboration et aider à réaliser facilement les tâches auparavant difficiles.

Imaginez ce scénario : Monique lance un nouveau projet et constitue  une équipe. Cette fois, elle crée une page d’accueil en ligne, dédiée au projet, et crée un nouveau site Sharepoint. Pour constituer l’équipe, Monique identifie les membres potentiels avec les compétences requises, en utilisant Search.

En quelques minutes, elle repère deux concepteurs graphiques dans la société et les contacte à propos du projet. Une fois l’équipe formée, Andrea et Dimitri découvrent qu’ils ont beaucoup de points en commun grâce aux blogs de Sharepoint. Des intérêts communs aident à tisser des relations étayant les bases d’une équipe solide.

Pour ce projet, les pièces jointes et le contrôle des versions importent peu. Sharepoint devient la source pour tout ce qui a trait au projet. Tous les documents vivent dans Sharepoint, où seule une version existe.

De même pour les agendas. Avec l’agenda partagé de l’équipe, personne ne se trompe sur les heures de réunion ou les dates d’échéance.

Monique réalise bientôt qu’elle nécessite aussi des présentations et des tableurs budgétaires. Au lieu de devoir tout créer, elle recherche dans Sharepoint des documents issus d’autres projets qui l’aident à commencer rapidement. De même pour les bases de données existantes et les réseaux au sein de sa société.

Sharepoint se branche sur ces systèmes : Monique et son équipe accèdent ainsi aux données commerciales, numéros d’inventaire et informations de la société depuis Sharepoint.

Elle découvre ainsi qu’à la place de personnes, documents et  données disséminés tels des îles au milieu de l’océan, Sharepoint est un lieu d’accueil interconnectant ces éléments et qui offre également à la société une vision d’ensemble. Monique a toujours à l’esprit ces journées d’avant Sharepoint. Aujourd’hui, elle attend avec impatience ses prochains projets, tout en sachant profiter de l’instant présent, sur une véritable île.